Réunion publique municipales : comment s'organiser étape par étape
Organiser une réunion publique impressionne souvent : peur d’une salle trop grande (ou trop petite), d’un micro qui lâche au mauvais moment, d’une communication qui ne décolle pas… Sans parler des règles à respecter. La réalité est plus simple qu’on l’imagine. Avec un peu d’anticipation et une méthode claire, la réunion publique devient un moment fort de votre campagne : vous écoutez, vous expliquez, vous créez du lien.
Dans ce guide CapMandat.fr, on va à l’essentiel pas à pas :
1) Ce que dit la loi en termes clairs
2) Comment choisir la bonne salle (sans y passer des heures)
3) Une logistique simple et sûre
4) Un plan de mobilisation qui évite le bruit inutile
5) Des modèles à copier‑coller pour gagner du temps.
Prenez-le comme une boîte à outils : piochez ce qu’il vous faut et allez à l’essentiel.
Gagnez 3-5 heures de préparation par réunion publique grâce aux modèles, scripts et checklists fournis dans ce guide.
1. Cadre légal, l’essentiel à connaître
Avant de booker une salle, sécurisons le terrain. Quelques règles suffisent pour éviter 95 % des soucis :
Liberté de réunion (lois 1881 & 1907) : réunions électorales libres dans les lieux privés ouverts au public, sous réserve de l’ordre public.
Salles communales (CGCT L.2144‑3) : la commune peut prêter/louer des locaux. Le maire fixe des conditions objectives (horaires, redevance, matériel…), en respectant l’égalité entre candidats.
Égalité de traitement : mêmes règles pour tous (tarifs, créneaux, matériel). Demandez les conditions par écrit et conservez les échanges.
Période d’interdiction (Code électoral, veille & jour du vote) : interdits à partir de 0 h la veille : distribution de documents, publications en ligne, appels téléphoniques en série et tenue d’une réunion électorale.
Voie publique : si l’événement déborde sur la rue (sonorisation extérieure, attroupement), déclaration préalable en mairie/préfecture.
Sécurité & accessibilité (ERP type L) : respect des jauges, issues, extincteurs, SSI, accessibilité PMR. Suivre les prescriptions du gestionnaire de salle.
À demander systématiquement : la fiche technique de la salle (capacité assis/debout, plan, électricité, matériel) et l’attestation d’assurance.
2. Choisir la salle : trouver vite “la bonne”
La bonne salle sert votre objectif et facilite la venue des habitants. Pour décider rapidement :
2.1 Critères prioritaires
Capacité utile (jauge ERP + configuration).
Accessibilité & localisation (PMR, transports, parking, visibilité).
Technique (son, micros HF, écran/projo, prises, 4G/5G/Wi‑Fi).
Calendrier (éviter la veille du scrutin ; préférer mardi/jeudi 19h–21h).
Coûts & conditions (redevance, caution, ménage, personnel).
- Confort & image (éclairage, ventilation, sièges, estrade).
2.2 Modèle d’email pour demander une salle communale
Objet : Demande de mise à disposition d’une salle communale – réunion électorale
Madame/Monsieur le Maire,
Dans le cadre de la campagne municipale 2026, la liste « [Nom de la liste] » sollicite la salle [Nom] le [jour + date] de [heure] à [heure] (prévision : [nb] personnes).
Nous acceptons les conditions habituelles (redevance, caution, ménage, sécurité) appliquées à l’identique pour l’ensemble des candidats.
Merci de nous transmettre la fiche technique (capacité, plan, matériel) et les modalités de réservation.
Contact : [Nom – tél – e‑mail].
Cordialement, [Nom, qualité]
3. Logistique, implantation & sécurité
Des bases solides évitent 9 problèmes sur 10. Concentrez‑vous sur ces points :
Visite technique en amont : vérifiez capacité réelle, plan d’implantation, alimentation électrique, réseau (4G/5G/Wi‑Fi), accès livraison et horaires de montage/démontage.
Rôles & timing : nommez un·e responsable salle, un·e tech, un binôme accueil/émargement, un·e modérateur·rice, un·e photo/vidéo. Diffusez un mini‑conducteur avec heures d’arrivée et de fin.
Matériel essentiel : sonorisation adaptée à la jauge, micros HF + micro filaire de secours, retour de scène, multiprises/rallonges/adaptateurs ; projection (écran/TV) et télécommande ; éclairage orateur lisible.
Tests & plans B : soundcheck, test vidéo, test réseau ; prévoyez le mode hors‑ligne (présentation locale) et un micro filaire prêt à brancher.
Sécurité ERP : issues dégagées, extincteurs/SSI opérationnels, câbles gaffés, aucune surcharge électrique. Annoncez brièvement les consignes en ouverture.
Accessibilité : cheminement PMR sans obstacle, places réservées, sanitaires accessibles, accueil dédié à l’entrée.
Signalétique & flux : fléchage depuis l’extérieur, gestion de file, point poussettes/vélos, vestiaire léger, indications sanitaires.
Questions/Réponses cadrées : règles simples (durée, micro qui circule, pas d’interruptions), modération bienveillante.
Clôture propre : remerciements, appel à l’action clair (bénévolat, newsletter), sortie fluide ; état des lieux et remise en ordre.
4. Mobiliser : principes qui marchent
L’objectif est de faire venir les bonnes personnes, sans sur‑solliciter. Appuyez‑vous sur ces principes :
Ciblage local : cartographiez vos cercles (quartiers, associations, commerçants, parents d’élèves, jeunes actifs, seniors…).
Proposition claire : 1 promesse locale + 3 thèmes concrets + bénéfices pour le quartier ; évitez le jargon.
Intervenants & preuves : annoncez qui parle et pourquoi c’est utile pour les habitants ; ajoutez un témoignage local si possible.
Canaux complémentaires : imprimés (affiche A3, flyer A5), email, SMS, réseaux sociaux, presse locale, messageries (WhatsApp/autre…), relais associatifs/collectifs.
Créatifs utiles : visuel lisible (date/heure/lieu), plan d’accès, mentions accessibilité, lien/QR d’inscription. Déclinez selon les formats (A3, A5, 1080×1080, 1200×630…).
Inscription & confirmation : formulaire simple (nom, email, tél. optionnel), page de remerciement avec plan, email de confirmation automatique.
Rythme raisonnable : une annonce initiale, une à deux relances utiles, un rappel pratique le jour J. Pas de démarchage agressif.
Portage terrain : boîtage ciblé, points de passage (commerces, marchés), réseau de colistiers/bénévoles.
Relations presse : info courte aux correspondants, visuel propre, contact presse unique ; disponibilité avant/après.
Conformité : respect de la veille/jour de scrutin (pas de réunion ni de propagande), RGPD, règles d’affichage local et neutralité des moyens municipaux.
Circulaires pro = plus de crédibilité, plus d’impact
Fichiers PDF/X conformes, formats A4/A5 optimisés, QR + UTM. Prêts en 48 h
- Crédibilité immédiate, rendu pro qui valorise le candidat et l’équipe.
- Lisibilité & mise en page testées terrain conforme R39
- Couleurs calibrées, TAC maîtrisé
- Gabarits réutilisables pour la propagande officielle
✓ PDF/X CMJN ✓ Mentions légales intégrées ✓ Conforme CNCCFP/R39 ✓ Prêt en 48 h
FAQ (Foire aux questions)
Peut‑on utiliser gratuitement une salle communale ?
Oui, si la commune l’a prévu, sinon, une redevance objective et identique pour tous peut s’appliquer. Demandez la délibération et le règlement d’usage.
A‑t‑on le droit de filmer ?
Oui si le règlement de salle l’autorise. Informez le public (affiche discrète) et évitez de diffuser pendant la période d’interdiction.
Peut‑on refuser une salle à un candidat ?
La mairie peut refuser pour motifs objectifs (indisponibilité, sécurité, ordre public) mais doit traiter tous les candidats à égalité et motiver sa décision.
Faut‑il déclarer la réunion ?
En salle : pas de déclaration spécifique (suivre les règles du lieu). Sur la voie publique : déclaration préalable obligatoire dans les délais.
